|
مستندات سيستم انبار(راهنماي كاربر)
سيستم انبار
سيستم انبار شامل كليه اطلاعات گردش كالاهاي مصرفي استانداري از مرحله درخواست كالا توسط مجموعه هاي سازماني تا مرحله وصول توسط انبار و تحويل آن به مجموعه درخواست كننده مي باشد.براي اجرا وبهره برداري از سيستم تعريف اطلاعات اوليه زير ضروري است:
براي راه اندازي و شروع به كار سيستم انبار، نياز است كه دسترسي به منوهاي برنامه و همچنين نوع دسترسي هر كاربر توسط مسوول سيستمMIS تعريف گردد.بدون شك براي رسيدن به اين هدف همكاري كليه مجموعه هاي سازماني و بخصوص قسمت هاي اداري و مالي ضروري است. اطلاعات پايه سيستم توسط واحد خدمات عمومي و انبار تعريف مي شود. درخواست كالا توسط مجموعه هاي مختلف شركت قابل استفاده است. بديهي است كه هر مجموعه اي فقط به اطلاعات خود و زير مجموعه هايش دسترسي خواهد داشت. درخواست خريد كالا فقط در اختيار انبار قرار مي گيرد و تأييد و تصويب هاي مورد نياز در اختيار مديران مربوطه مي باشد. ثبت تعدادي قبض انبار ,حواله انبار ,برگشت كالا توسط انبار صورت مي گيرد. همچنين ثبت ريالي قبض و برگشت كالا توسط انبار صورت مي گيرد. ثبت ريالي حواله و برگشت كالا به انبار و همچنين كاردكس كالا توسط سيستم صورت مي گيرد. براي عمليات انبار گرداني نيز, شمارش دستي توسط تيم هاي تعيين شده صورت مي گيرد و سپس اطلاعات مربوطه توسط فردي كه به او دسترسي لازم داده شده است، وارد سيستم مي گردد.
جدول اطلاعات پرسنلي ,جدول مجموعه هاي سازماني , مشخصه اموال
كليه اسناد موجود در سيستم شامل قبض, حواله, برگشت كالا به انبار,برگشت كالا از انبار, كارت انبار، كارت حساب انبار و همچنين ليست كالاهايي كه بايد شمارش شوند، را مي توان چاپ كرد. همچنين سيستم گزارش هايي همچون مصرف مجموعه ها و مصرف كالا ها در اختيار مديريت شركت قرار مي دهد.
نام فرم: تعريف انبار شرح عمليات: در اين فرم اطاعات مربوط به انبارهاي مختلف كه ممكن است به صورت فيزيكي يا منطقي تقسيم شده باشند، وارد مي شود. كليد ها: كد انبار: نبايد تكراري وارد شود و حداكثر 9 رقم دارد. فيلدهاي اطلاعاتي: نام انبار: نام انبار كه بصورت متن مي باشد. نام انباردار: يكي از پرسنل شركت مي باشد كه از ليست پرسنل انتخاب مي شود. تلفن داخلي: يك رشته عددي كه حداكثر 9 رقم دارد. نوع انبار: نوع انبار يكي از سه حا لت انبار كالاهاي نو, انبار كالاهاي مستعمل و انبار كالاهاي از رده خارج مي باشد، بايد مشخص گردد.
نام فرم: گروه هاي كالا شرح عمليات: اطلاعات گروه هاي كالا در اين فرم وارد مي شود. كليدها: كد گروه: نبايد تكراري وارد شود و بصورت يك رشته عددي مي باشد كه حداكثر 9 رقم دارد. فيلدهاي اطلاعاتي: عنوان گروه: بصورت متن است و حداكثر 50 كاراكتر مي باشد.
نام فرم: واحدها شرح عمليات: اطلاعات واحدهاي مصرف و شمارش كالاها در اين فرم وارد مي شود. كليدها: كدواحد: نبايد تكراري وارد شود و بصورت يك رشته عددي مي باشد كه حداكثر 9 رقم دارد. فيلدهاي اطلاعاتي: عنوان واحد: عنوان واحد كالا كه بصورت متن مي باشد.
شرح عمليات: در اين فرم اطلاعات مربوط به كليه كالاهاي مصرفي استانداري تعريف مي شوند. كليدها: كد كالا: به صورت يك رشته كاراكتري است كه حداكثر 15 كاراكتر مي باشد و نبايد تكراري وارد شود. فيلد هاي اطلاعاتي: نام كالا: نام كالا كه بصورت يك متن با حداكثر طول 50 كاراكتر مي باشد. گروه كالا: از بين گروه هاي تعريف شده انتخاب مي شود. واحد شمارش: از بين واحدهاي تعريف شده قابل انتخاب است. حداقل موجودي: حداقل موجودي كالا در انبارها كه بصورت رشته عددي وارد مي شود. تقطه سفارش: نقطه سفارش كالا كه بصورت رشته عددي وارد مي شود. حداكثر موجودي: حداكثر موجودي كالا در انبارها كه بصورت رشته عددي وارد مي شود . آيا به حساب بدهي تحويل گيرنده منظور شود؟ يك فيلد اطلاعاتي است ومشخص مي كند كه آيا اين كالا جزو كالا هايي است كه به حساب بدهي تحويل گيرنده منظور مي شود يا نه؟
شرح عمليات: مجموعه هاي سازماني مختلف در صورت نياز به يك كالا با استفاده از اين فرم كالا هاي مورد نياز خود را وارد مي كنند و عمليات تاييد و تصويب روي درخواست كالا صورت مي گيرد. كليدها: شماره درخواست: يك رشته عددي مي باشد كه بصورت پشت سر هم توسط سيستم توليد مي شود. فيلدهاي اطلاعاتي: مجموعه درخواست كننده: همان مجموعه سازماني كاربري است كه درخواست كالا را ثبت مي كند و توسط خود سيستم تشخيص داده مي شود. توضيحات:به صورت رشته حروف حداكثر به طول 255 كاراكتر. كد كالا: توسط كا ربر, از بين كالاهاي تعريف شده انتخاب مي شود و با انتخاب آن نام كالا و واحد كالا نيز قابل مشاهده است. كد مشخصه: توسط كا ربر, از بين مشخصه هاي اموال تعريف شده انتخاب مي شود. كالاي غير موجود: در صورتي كه كالاي مورد درخواست در بين كالاهاي انباري و اموالي يافت نشود توضيح كالاي مورد درخواست در اين ستون داده مي شود. تعداد درخواستي: بازاي هر كالايي تعداد مورد نياز توسط كاربر وارد مي گردد. تعداد تاييدي: توسط تاييد كننده وارد مي شود. تعداد تصويبي: توسط تصويب كننده وارد مي شود. تعداد تحويلي: تعداد كالاهايي كه تحويل شده است و توسط خود سيستم محاسبه مي گردد و نمايش داده مي شود. تعداد سفارشي: تعداد كالاهايي كه به علت عدم موجودي انبار براي خريد آنها اقدام شده ولي هنوز تحويل نشده اند و توسط سيستم محاسبه و نمايش داده مي شود.
شرح عمليات: عمليات مربوط به درخواست خريد از مرحله درخواست تا تاييد و تصويب در اين فرم انجام مي شود. كليدها: شماره درخواست خريد: يك رشته عددي است كه بصورت پشت سرهم توسط سيستم توليد مي گردد. فيلدهاي اطلاعاتي: مجموعه درخواست كننده: همان مجموعه سازماني كاربري است كه درخواست خريد را ثبت مي كند و توسط خود سيستم تشخيص داده مي شود. توضيحات:به صورت رشته حروف حداكثر به طول 255 كاراكتر. كد كالا: توسط كاربر از بين كالاهاي تعريف شده انتخاب مي شود و با انتخاب آن نام كالا و واحد كالا نيز قابل مشاهده است. كد مشخصه: توسط كا ربر, از بين مشخصه هاي اموال تعريف شده انتخاب مي شود. كالاي غير موجود: در صورتي كه كالاي مورد درخواست در بين كالاهاي انباري و اموالي يافت نشود توضيح كالاي مورد درخواست در اين ستون داده مي شود. تعداد در خواستي: بازاي هر كالايي مقدار مورد نياز توسط كاربر وارد مي شود. در صورتي كه درخواست خريد كالا بر اساس درخواست كالا باشد، تعداد درخواستي از تعداد باقي مانده آن درخواست كوچكتر يا مساوي خواهد بود. تعداد تاييدي: توسط تاييد كننده وارد مي شود و بايد كوچكتر يا مساوي تعداد درخواستي باشد. تعداد تصويبي: توسط تصويب كننده وارد مي شود و بايد كوچكتر يا مساوي تعداد تصويبي باشد. شماره درخواست كالا: در صورتي كه در خواست خريد بازاي درخواست كالا باشد، در اين ستون درخواست كالا از بين درخواست هايي كه تحويل نشده يا سفارش داده نشده اند، انتخاب مي شود. تعداد رسيده: تعداد كالاهايي كه توسط انبار رسيد شده را نشان مي دهد و توسط سيستم محاسبه مي گردد.
شرح عمليات: در اين فرم عمليات مربوط به قبض انبار صورت مي گيرد. بدين صورت كه ابتدا از لحاظ تعدادي ثبت مي گردد. كليدها: نام انبار: نام انباري است كه كالاها وارد آن مي شوند و توسط كاربر از بين انبارهاي موجود انتخاب مي شود. شماره قبض: يك رشته عددي است كه بصورت پشت سرهم توسط سيستم توليد مي گردد. فيلدهاي اطلاعاتي: تاريخ قبض: تاريخ روز است ولي قابل ويرايش ميباشد. شماره فاكتور: يك رشته عددي است كه توسط كاربر وارد مي شود. تاريخ فاكتور:تاريخ صدور فاكتور است نام فروشنده: يك رشته حرفي به طول حداكثر50 كاراكتر است و توسط كاربر وارد مي شود. كد اقتصادي فروشنده: يك رشته به طول حداكثر 20 كاراكتر است و توسط كاربر وارد مي شود. كد كالا: توسط كاربر از بين كالاهاي تعريف شده انتخاب مي شود و با انتخاب آن نام كالا و واحد كالا نيز قابل مشاهده است. تعداد: توسط كاربر وارد مي شود و نشان دهنده تعداد رسيده هر كالايي است. في: همان قيمت واحد هر كالايي است و توسط كاربر وارد مي شود. قيمت كل: قيمت كل هر كالايي است و توسط سيستم محاسبه مي شود. شماره درخواست خريد: با توجه به اينكه هر رسيد كالايي بابت درخواست خريدي است كه قبلا صادر شده است، با استفاده از اين ستون، كاربر شماره درخواست خريد مربوطه را از بين درخواست هاي موجود انتخاب مي كند.
شرح عمليات: در اين فرم عمليات مربوط به حواله انبار صورت مي گيرد. كليدها: نام انبار: نام انباري است كه كالاها از آن تحويل داده مي شوند و توسط كاربر از بين انبارهاي موجود انتخاب مي شود. شماره حواله: يك رشته عددي است كه بصورت پشت سرهم توسط سيستم توليد مي گردد. فيلدهاي اطلاعاتي: تاريخ حواله: تاريخ روز است و هنگام ثبت حواله انبار توسط سيستم وارد مي شود. پرسنل تحويل گيرنده: از ليست پرسنل توسط كاربر انتخاب مي شود. مجموعه تحويل گيرنده: با انتخاب تحويل گيرنده توسط كاربر مجموعه سازماني او بصورت خودكار توسط سيستم نشان داده مي شود ولي قابل ويرايش نيز ميباشد. توضيحات: توضيحات اضافي در اين قسمت وارد ميشود. كد كالا: توسط كاربر از بين كالاهاي تعريف شده انتخاب مي شود و با انتخاب آن نام كالا و واحد كالا نيز قابل مشاهده است. تعداد: تعداد تحويلي كالاست و توسط كاربر وارد مي شود. في: قيمت واحد كالا به هنگام تحويل آن است و توسط سيستم محاسبه مي شود. قيمت كل: قيمت كل كالاهاست و توسط سيستم محاسبه مي شود. شماره درخواست: با توجه به اينكه هر حواله انبار بابت درخواست كالايي است كه قبلا صادر شده است، در اين ستون، كاربر شماره درخواست مربوطه را از بين درخواست هاي موجود انتخاب مي كند.
شرح عمليات: در اين فرم عمليات مربوط به برگشت كالا به انبار صورت مي گيرد. كليدها: نام انبار: نام انباري است كه كالاها به آن ارجاع داده مي شوند و توسط كاربر از بين انبارهاي موجود انتخاب مي شود. شماره برگشت: يك رشته عددي است كه بصورت پشت سرهم توسط سيستم توليد مي شود. فيلدهاي اطلاعاتي: تاريخ برگشت: تاريخ روز است و هنگام ثبت برگشت كالا به انبار توسط سيستم وارد مي شود. برگشت دهنده: از ليست پرسنل توسط كاربر انتخاب مي شود. مجموعه برگشت دهنده: با انتخاب برگشت دهنده توسط كاربر مجموعه سازماني او بصورت خودكار توسط سيستم نشان داده مي شود. ثبت كننده: كاربري است كه برگشت كالا را ثبت مي كند و توسط سيستم وارد مي شود. تاريخ ثبت: تاريخ روز است و توسط سيستم به هنگام ثبت برگشت كالا وارد مي شود. شماره حواله: از بين حواله هاي موجود توسط كاربر انتتخاب مي شود و با انتخاب آن ستونهاي كد كالا، نام كالا و واحد كالا هم پر مي شوند. تعداد: توسط كاربروارد مي شود و بايد كوچكتر يا مساوي تعداد تحويلي حواله مربوطه باشد. في: قيمت واحد كالا را نشان مي دهد و توسط سيستم محاسبه مي شود. قيمت كل: قيمت كلي كالاها را نشان مي دهد و توسط سيستم محاسبه مي گردد.
شرح عمليات: در اين فرم عمليات مربوط به برگشت كالا از انبار صورت مي گيرد. بدين صورت كه ابتدا از لحاظ تعدادي ثبت مي شود و در نهايت از لحاظ ريالي ثبت مي گردد. كليدها: نام انبار: نام انباري است كه كالاها از آن برگشت داده مي شوند و توسط كاربر از بين انبارهاي موجود انتخاب مي شود. شماره برگشت: يك رشته عددي است كه بصورت پشت سرهم توسط سيستم توليد مي گردد.
فيلدهاي اطلاعاتي: تاريخ برگشت: تاريخ روز است و هنگام ثبت برگشت توسط خود سيستم وارد مي شود. ثبت كننده تعداي: همان كاربري است كه برگشت را از لحاظ تعدادي ثبت مي كند و توسط سيستم وارد مي شود. شماره قبض: از بين قبض هاي موجود توسط كاربر انتخاب مي شود و با انتخاب آن ستون هاي كد كالا, نام كالا و واحد كالا پر مي شوند. تعداد: توسط كاربر وارد مي شود و بايد كوچكتر يا مساوي تعداد ثبت كننده در قبض باشد. في: قيمت واحد كالا را نشان مي دهد و توسط سيستم محاسبه مي شود. قيمت كل: قيمت كل كالاها را نشان مي دهد و توسط سيستم محاسبه مي گردد.
نام فرم: انبارگرداني (ثبت شمارش) شرح عمليات: با استفاده از اين فرم عمليات انبارگرداني شامل شمارش اول, دوم و سوم صورت مي گيرد. به اين صورت كه بعد از انتخاب سال و انبار مورد نظر و با استفاده از كليد ليست كالاها, كالاهايي كه نياز به شمارش دارند در جدول مربوطه ليست مي شوند و كاربر مي تواند اين ليست را چاپ كند و بعد از شمارش توسط تيم مربوطه تعداد شمارش كالاها را در ستون تعداد وارد مي كند. كليدها:سال: سال انبارگرداني را نشان مي دهد و توسط كاربر انتخاب مي شود. نام انبار: نام انباري است كه انبار گرداني مي شود و توسط كاربر از ليست انبارها انتخاب مي شود. فيلدهاي اطلاعاتي: شروع دوره: تاريخ شروع شمارش را نشان مي دهد و توسط كاربر انتخاب مي كند. پايان دوره: تاريخ پايان شمارش را نشان مي دهد و توسط كاربر انتخاب مي كند.
نام بازرس: توسط كاربر وارد مي شود و يك رشته با حداكثر طول 50 كاراكتر است. نماينده حسابداري: توسط كاربر از ليست پرسنل شركت انتخاب مي شود. كد كالا, نام كالا, واحدكالا: با استفاده از كليد ليست كالاها توسط سيستم توليد مي شوند. تعداد شمارش شده: توسط كاربر وارد مي شود و يك رشته عددي است.
شرح عمليات: با استفاده از اين فرم مي توان اموالي را كه بين پرسنل جابجا مي شود را مشخص نمود كليدها:شماره رسيد: شماره رسيد اموال است كه به پرسنل تحويل داده مي شود فيلدهاي اطلاعاتي: پرسنل تحويل گيرنده: نام كسي است كه اموال تحويل او داده مي شود
پرسنل تحويل دهنده: نام كسي است كه اموال را به شخص جديدي تحويل ميدهد سازمان تحويل گيرنده: نام سازماني است كه اموال تحويل او داده مي شود سازمان تحويل دهنده: نام سازماني است كه اموال را به شخص جديدي تحويل ميدهد توضيحات كد كالا:كد كالاي تحويلي است قابل انتخاب از ليست مي باشد نام كالا: نام كالاي تحويلي است تعداد: تعداد كالاي تحويلي است ملاحظات:
شرح عمليات: با استفاده از اين فرم مي توان اموالي را كه بين پرسنل جابجا مي شود را مشخص نمود كليدها:شناسه حواله سند: شماره سند حواله اموالي است كه از انبار خارج مي شود فيلدهاي اطلاعاتي: تاريخ حواله سند: تاريخ حواله سند است كه قابل انتخاب از تقويم است شماره حواله ستد: شماره موقت حواله سند است از تاريخ تا تاريخ:بازه زماني براي ثبت سند براي حواله ها مي باشد
شرح عمليات: جهت تعيين كردن سال مالي در ابتداي سال مي باشد
پارامترهاي ورودي: - از تاريخ: قابل تايپ يا انتخاب از فرم تقويم مي باشد. - تا تاريخ: قابل تايپ يا انتخاب از فرم تقويم مي باشد. - مجموعه سازماني : قابل انتخاب از فرم مجموعه سازماني مي باشد. - نام انبار: قابل انتخاب از فرم انبار مي باشد.
دكمه پيش نمايش چاپ : با كليك اين دكمه فرم گزارشي به صورت فوق براي نمايش خروجي نمايان ميگردد .
پارامترهاي ورودي: - از تاريخ: قابل تايپ يا انتخاب از فرم تقويم مي باشد. - تا تاريخ: قابل تايپ يا انتخاب از فرم تقويم مي باشد. - نام كالا : قابل انتخاب از فرم كالا مي باشد. - نام انبار: قابل انتخاب از فرم انبار مي باشد.
دكمه پيش نمايش چاپ : با كليك اين دكمه فرم گزارشي به صورت فوق براي نمايش خروجي نمايان ميگردد .
پارامترهاي ورودي: - از تاريخ: قابل تايپ يا انتخاب از فرم تقويم مي باشد. - تا تاريخ: قابل تايپ يا انتخاب از فرم تقويم مي باشد. - نام كالا : قابل انتخاب از فرم كالا مي باشد. - نام انبار: قابل انتخاب از فرم انبار مي باشد. دكمه پيش نمايش چاپ : با كليك اين دكمه فرم گزارشي به صورت فوق براي نمايش خروجي نمايان ميگردد .
گزارش كارت حساب انبار
پارامترهاي ورودي: - از تاريخ: قابل تايپ يا انتخاب از فرم تقويم مي باشد. - تا تاريخ: قابل تايپ يا انتخاب از فرم تقويم مي باشد. - نام كالا : قابل انتخاب از فرم كالا مي باشد. - نام انبار: قابل انتخاب از فرم انبار مي باشد.
دكمه پيش نمايش چاپ : با كليك اين دكمه فرم گزارشي به صورت فوق براي نمايش خروجي نمايان ميگردد .
پارامترهاي ورودي: - نام انبار: قابل انتخاب از فرم انبار مي باشد.
دكمه پيش نمايش چاپ : با كليك اين دكمه فرم گزارشي به صورت فوق براي نمايش خروجي نمايان ميگردد .
پارامترهاي ورودي: - نام انبار: قابل انتخاب از فرم انبار مي باشد.
دكمه پيش نمايش چاپ : با كليك اين دكمه فرم گزارشي به صورت فوق براي نمايش خروجي نمايان ميگردد .
پارامترهاي ورودي: - پرسنل : قابل انتخاب از فرم پرسنل مي باشد.
دكمه پيش نمايش چاپ : با كليك اين دكمه فرم گزارشي به صورت فوق براي نمايش خروجي نمايان ميگردد .
پارامترهاي ورودي: - از تاريخ: قابل تايپ يا انتخاب از فرم تقويم مي باشد. - تا تاريخ: قابل تايپ يا انتخاب از فرم تقويم مي باشد. - مجموعه سازماني : قابل انتخاب از فرم مجموعه سازماني مي باشد.
دكمه پيش نمايش چاپ : با كليك اين دكمه فرم گزارشي به صورت فوق براي نمايش خروجي نمايان ميگردد .
پارامترهاي ورودي: - از تاريخ: قابل تايپ يا انتخاب از فرم تقويم مي باشد. - تا تاريخ: قابل تايپ يا انتخاب از فرم تقويم مي باشد. - مجموعه سازماني : قابل انتخاب از فرم مجموعه سازماني مي باشد. - نام انبار: قابل انتخاب از فرم انبار مي باشد.
دكمه پيش نمايش چاپ : با كليك اين دكمه فرم گزارشي به صورت فوق براي نمايش خروجي نمايان ميگردد .
|