مستندات سيستم اموال (راهنماي كاربر)
سيستم اموال
سيستم اموال يكي از زير سيستمهاي سيستم اطلاعاتي مديريت (MIS) مي باشد .
وظيفه و هدف سيستم اموال به طور كلي در نگهداري اطلاعات مربوط به اموال موجود و يا بركنار شده استانداري خلاصه مي گردد .
در سيستم اموال اطلاعات اموال استانداري نگهداري و ذخيره گردد . براي اينكار يكسري اطلاعات پايه مورد نياز مي باشد كه شامل موارد زير مي باشد :
 |
گروه هاي اموال |
|
|
مشخصه اموال |
|
|
تعريف انواع كار |
|
|
اطلاعات و عناوين مسئولين |
پس از اطلاعات پايه يكسري عمليات جاري سيستم اموال تحت عنوان " عمليات اصلي " در سيستم قابل انجام مي باشد كه به شرح ذيل است :
|
|
نمايش اطلاعات اموال |
|
|
نمايش اطلاعات برگ تحويل و تحول |
|
|
اموال فرستاده |
همچنين سيستم اموال شامل گزارش هايي است، كه شامل موارد ذيل مي باشد :
|
|
گزارش شماره اموال/مشخصه اموال |
|
|
گزارش مصرف مجموعه ها بدون قيمت |
|
|
گزارش مصرف مجموعه ها همراه قيمت |
|
|
گزارش بدهي اموالي پرسنل |
|
|
صورتحساب اموال |
|
|
گزارش جامع اموال |
|
|
گزارش طبقه بندي شده اموال |
براي شروع به كار سيستم اموال ابتدا بايد توسط مسوول سيستم MIS ، يكسري كاربر مربوط به سيستم اموال از طريق سيستم سطح دسترسي تعريف گردد و نوع دسترسي هر كاربر نيز مشخص و به آنها اطلاع داده شود .
سپس كاربران مجاز به ورود به سيستم اموال و وارد كردن اطلاعات ، شروع به كار با سيستم نموده و اطلاعات هر قسمت از سيستم اموال توسط كاربران مجازي كه تعريف گرديده اند پر مي گردد .
منابع اطلاعاتي مورد نياز :
سيستــم امـوال از يكسري اطلاعات پايه اي كه در زير سيستمهاي ديگر MIS تعريف گرديده اند استفاده مي كند كه عبارتند از :
|
|
اطلاعات پرسنل فعال : ( از اطلاعات سيستم پرسنلي استفاده مي كند ) |
|
|
اطلاعات ساختار سازماني : ( از اطلاعات سيستم پرسنلي استفاده مي كند ) |
|
|
اطلاعات انبارها : ( از اطلاعات سيستم انبار استفاده مي كند ) |
ورودي ها :
در سيستم اموال كليه اطلاعات مورد نياز سيستم از طريق تايپ اطلاعات توسط كاربران در فيلدهاي مربوطه ، تامين مي گردد .
خروجي ها:
سيستم اموال خروجي شامل گزارشهايي مي باشد كه توسط سيستم قابل گزارشگيري ميباشد .
شرح فرم هاي سيستم اموال
نام فرم : گروههاي اموال :
شرح عمليات :
ورود اطلاعات گروههاي اموال در اين فرم صورت مي گيرد . البته فقط گروههاي با نوع گروه " نوع دارايي " و " گروههاي اصلي " در اين فرم قابل تعريف مي باشند .
كليدها : كد گروه به عنوان كليد مي باشد كه نبايد تكراري مي باشد و به طول حداكثر 10 كاراكتر به صورت رشته حروف مي تواند باشد .
فيلدهاي اطلاعاتي :
- نوع گروه : قابل انتخاب از ليست موجود كه شامل " نوع دارايي " و " گروه اصلي " مي باشد .
- نام گروه : به طول حداكثر 30 كاراكتر به صورت رشته حروف مي باشد كه در ليستهاي انتخاب به همراه كد گروه نمايان مي گردد .
- شرح گروه : به طول حداكثر 50 كاراكتر به صورت رشته حروف مي باشد كه در ليستهاي انتخاب به همراه كد گروه نمايان مي گردد .
نام گروه والد : به صورت فقط نمايش مي باشد و از روي ساختار درختي براي هر گروه نمايان مي گردد .
در فرم " گروههاي اموال " كليد اطلاعاتي " گروه اصلي " موجود مي باشد كه در صورتي كه بر روي ساختار درختي گروههاي اموال روي گروه اموالي قرار گيريم كه نوع گروه آن " گروه اصلي " كه نوع آن " گروه اصلي " باشد اين كليد عملياتي روشن و فعال مي گرد كه با كليك اين كليد فرم " اطلاعات گروه اصلي اموال " نمايان مي گردد
نام فرم : مشخصه اموال
شرح عمليات :
در اين فرم اطلاعات مشخصه اموال وارد مي گردد . اين فرم شباهت بسيار بالايي به فرم " گروههاي اموال " دارد و تنها تفاوت زير موجود مي باشد :
در اين فرم اطلاعات وارد شده در فرم " گروههاي اموال " فقط به صورت نمايشي آورده مي شوند و سطوح پائين تر ساختار درختي اموال كه شامل نوع گروه " گروه فرعي " و " مشخصه اموال " مي باشد در اين فرم ورود اطلاعات مي گردند .
نام فرم : تعريف انواع كار
شرح عمليات :
در اين فرم انواع كار قابل تعريف مي باشد
فيلدهاي اطلاعاتي :
- شرح نوع خدمات : به صورت رشته حروف به طول حداكثر 50 كاركتر مي باشد .
نام فرم : اطلاعات و عناوين مسئولين
شرح عمليات :
در اين فرم اطلاعات مربوط به مسئولين اموال وارد مي گردد .
فيلدهاي اطلاعاتي :
- عنوان سازمان :
- عنوان دستگاه اجرايي :
- نام مسئول :
- عنوان مسئوليت :
-آدرس :
نام فرم : نمايش اطلاعات اموال :
شرح عمليات :
در اين فرم اطلاعات اصلي اموال براي اموالي كه از طريق قبض انبار شماره نمي خورند ، به صورت دستي وارد مي گردد .
كليدها :
شماره اموال: به صورت رشته حروف به طول حداكثر 10 كاراكتر
فيلدهاي اطلاعاتي :
- شماره موقت اموال : به صورت رشته حروف به طول حداكثر 10 كاراكتر
- مشخصه اموال : قابل انتخاب از ليست مشخصه هاي اموال تعريف شده در فرم "مشخصه اموال"
- عنوان دارايي : با انتخاب مشخصه اموال اين فيلد نيز به صورت پيش فرض برابر فيلد " مشخصه اموال " مي گردد ولي قابل ويرايش مي باشد به صورت رشته حروف به طول حداكثر 255 كاراكتر
- وضعيت اموال : به صورت پيش فرض " در جريان " مي باشد مگر آنكه بركنار گردد در آن صورت برابر " بركنار شده " مي گردد
- قيمت تمام شده : به صورت رشته عددي به طول حداكثر 15 رقم
- تاريخ شروع استهلاك : اول ماه انتخاب شده به عنوان تاريخ شروع استهلاك در نظر گرفته مي شود .
- شماره سريال : به صورت رشته حروف به طول حداكثر 10 كاراكتر
- شماره قبض اموال : براي اموالي كه از طريق قبض اموال شماره خورده اند به صورت اتوماتيك مي باشد و قابل ويرايش نيست .
- رديف قبض اموال : براي اموالي كه از طريق قبض اموال شماره خورده اند به صورت اتوماتيك مي باشد و قابل ويرايش نيست .
- شماره حساب : براي ارتباط با سيستم حسابداري مي باشد و به صورت رشته حروف به طول حداكثر 15 رقم مي باشد .
عمل " تصويب " در فرم نمايش اطلاعات اموال در صورتي قابل انجام مي باشد كه " قيمت تمام شده " و " شماره حساب " پر باشند و اين عمل باعث مي گردد كه پس از " تصويب " اطلاعات اموال جاري ديگر قابل ويرايش نباشد .
نام فرم : نمايش اطلاعات برگ تحويل و تحول
شرح عمليات :
در اين فرم اطلاعات تحويل و تحول وارد مي گردد .
كليدها :
شماره برگ تحويل: كه به صورت اتوماتيك و سريال محاسبه مي گردد و قابل ويرايش نمي باشد.
فيلدهاي اطلاعاتي :
- تاريخ تحويل دارايي : از فرم تاريخ قابل انتخاب مي باشد .
- پرسنل تحويل دهنده : از ليست پرسنل فعال قابل انتخاب مي باشد .
- پرسنل تحويل گيرنده : از ليست پرسنل فعال قابل انتخاب مي باشد .
- واحد تحويل دهنده : پس از انتخاب پرسنل تحويل دهنده به صورت اتوماتيك نمايش داده مي شود.
- واحد تحويل گيرنده : پس از انتخاب پرسنل تحويل گيرنده به صورت اتوماتيك نمايش داده مي شود .
- شماره اموال : از ليست اموال تعريف شده قابل انتخاب باشد .
- عنوان دارايي : پس از انتخاب مشخصه اموال به صورت اتوماتيك نمايش داده مي شود اگر روي اين ستون كليك كنيم نيز عمل فوق تكرار مي شود .
نام فرم : اطلاعات حوادث
شرح عمليات :
در اين فرم حوادثي كه براي اموال رخ داده است ثبت مي شود
كليد ها:
شماره موقت بركناري: قبل از ثبت نهايي توسط سيستم داده مي شود
شماره دائم بركناري: بعد از ثبت نهايي توسط سيستم داده مي شود
فيلدهاي اطلاعاتي :
مجموعه سازماني:از ليستي انتخاب ميشود كه در قسمت سيستم پرسنلي قبلا اطلاعات مربوط به آن وارد شده است
نام جمعدار:از ليستي انتخاب مي شود كه قبلا در سيستم انبار اطلاعات مربوط به آن وارد شده است
تحويل گيرنده اموال: از ليستي انتخاب مي شود كه قبلا در سيستم پرسنلي اطلاعات مربوط به آن وارد شده است
تاريخ حادثه:براساس تاريخ وقوع حادثه پر مي شود
زمان حادثه:بر اساس زمان وقوع حادثه(صبح،ظهر،شب) پر مي شود
شماره صورتجلسه حادثه: بر اساس صورتجلسه تنظيم شده در مورد حادثه پر مي شود
تاريخ صورتجلسه حادثه:بر اساس تاريخ تنظيم صورتجلسه پر مي شود
محل حادثه:بر اساس محلي كه حادثه رخ داده پر مي شود
توضيحات تكميلي
نام فرم : اطلاعات خروج اموال
شرح عمليات :
در اين فرم اطلاعات مربوط به خروج اموال از ارگان ثبت مي شود
كليد ها:
شماره سند خروج: توسط سيستم ثبت مي شود
فيلدهاي اطلاعاتي :
شماره حكم: شماره حكمي است كه جهت خروج اموال صادر شده است
تاريخ حكم: تاريخ حكمي است كه جهت خروج اموال صادر شده است
شماره نامه: شماره نامه اي است كه جهت خروج اموال صادر شده است
تاريخ نامه تاريخ نامه اي است كه جهت خروج اموال صادر شده است
مجموعه تحويل دهنده:از ليستي انتخاب ميشود كه در قسمت سيستم پرسنلي قبلا اطلاعات مربوط به آن وارد شده است
تحويل دهنده: از ليستي انتخاب مي شود كه قبلا در سيستم پرسنلي اطلاعات مربوط به آن وارد شده است
نام انبار
مجموعه تحويل گيرنده:از ليستي انتخاب ميشود كه در قسمت سيستم پرسنلي قبلا اطلاعات مربوط به آن وارد شده است
تحويل گيرنده: از ليستي انتخاب مي شود كه قبلا در سيستم پرسنلي اطلاعات مربوط به آن وارد شده است
نام سازمان
نام فرم : اطلاعات برگشت اموال
شرح عمليات :
در اين فرم اطلاعات مربوط به برگشت اموال به ارگان ثبت مي شود
كليد ها:
شماره سند بازگشت: توسط سيستم ثبت مي شود
فيلدهاي اطلاعاتي :
شماره حكم: شماره حكمي است كه جهت بازگشت اموال صادر شده است
تاريخ حكم: تاريخ حكمي است كه جهت خروج اموال صادر شده است
شماره نامه: شماره نامه اي است كه جهت بازگشت اموال صادر شده است
تاريخ نامه تاريخ نامه اي است كه جهت بازگشت اموال صادر شده است
مجموعه تحويل دهنده:از ليستي انتخاب ميشود كه در قسمت سيستم پرسنلي قبلا اطلاعات مربوط به آن وارد شده است
تحويل دهنده: از ليستي انتخاب مي شود كه قبلا در سيستم پرسنلي اطلاعات مربوط به آن وارد شده است
نام انبار
مجموعه تحويل گيرنده:از ليستي انتخاب ميشود كه در قسمت سيستم پرسنلي قبلا اطلاعات مربوط به آن وارد شده است
تحويل گيرنده: از ليستي انتخاب مي شود كه قبلا در سيستم پرسنلي اطلاعات مربوط به آن وارد شده است
نام سازمان
نام فرم : بركناري اموال
شرح عمليات :
در اين فرم اطلاعات مربوط به بركناري اموال وارد مي شود .
كليدها :
شماره درخواست بركناري: كه به صورت رشته عددي به طول حداكثر 9 رقم مي باشد .
فيلدهاي اطلاعاتي :
- شماره صورتجلسه تعيين تكليف : به صورت رشته حروف به طول حداكثر 20 كاراكتر
- تاريخ صورتجلسه تعيين تكليف : به صورت رشته حروف به طول حداكثر 10 كاراكتر
- شماره صورتجلسه بركناري : به صورت رشته حروف به طول حداكثر 20 كاراكتر
- تاريخ بركناري : به صورت رشته حروف به طول حداكثر 10 كاراكتر
- مجموعه سازماني درخواست كننده : از ليست ساختار سازماني قابل انتخاب مي باشد .
- نام جمعدار : از ليست پذسنل فعال قابل انتخاب مي باشد .
- شماره اموال : از ليست اموال تعريف شده قابل انتخاب مي باشد .
- عنوان اموال : از ليست اموال تعريف شده قابل انتخاب مي باشد .
- وضعيت اموال : از ليست وضعيت اموال تعريف شده در فرم " وضعيت اموال " قابل انتخاب مي باشد .
- قيمت بركناري : به صورت رشته عددي به طول حداكثر 9 رقم
- تعيين تكليف ريالي : يكي از انتخابهاي " اهدايي " و " مزايده " و " قيمت كارشناسي " و " قيمت دفتري " و " مفقودي "و " ساير " مي باشد .
نام فرم : ورود اطلاعات تعمير و نگهداري
شرح عمليات :
در اين فرم براي اموال تعمير شده اطلاعات مربوط به تعميرشان وارد مي گردد .
كليدها : -
- شماره درخواست : به صورت اتوماتيك شماره درخواست توليد و اختصاص داده مي شود.
فيلدهاي اطلاعاتي :
- تاريخ درخواست : از طريق فرم تاريخ قابل انتخاب مي باشد .
- نوع تعمير : يكي از دو حالت " تعميرات اساسي " يا " نعميرات جزيي " مي باشد
- پرسنل درخواست كننده : از ليست پرسنل قابل انتخاب ميباشد.
- مجموعه درخواست كننده : از ليست مجموعه هاي سازماني قابل انتخاب ميباشد.
- نوع خدمات : از ليست انواع خدمات قابل انتخاب ميباشد.
- شماره اموال : از ليست اموال قابل انتخاب ميباشد.
- شرح خدمات مورد نياز: كاربران خدمات مورد نياز خود را به صورت توضيحات در اين فيلد وارد ميكنند.
- شرح خدمات انجام شده: مسوول انجام خدمات، خدمات انجام شده را به صورت توضيحات در اين فيلد وارد ميكنند
- پيمانكار تعميرات : از ليست پيمانكاران تعريف شده قابل انتخاب مي باشد .
- هزينه كل : به صورت رشته عددي به طول حداكثر 15 رقم
- زمان انجام كار: به صورت رشته ساعتي ورود اطلاعات ميشود.
- قطعه يدكي : از ليست اموال قابل انتخاب ميباشد.
- نوع استفاده : يكي از دو حالت " قطعه مصرف شده " يا " قطعه تعويض شده " مي باشد.
- شماره برگ تحويل : از ليست تحويل و تحول قابل انتخاب ميباشد.
گزارش ها
گردش اموال/مشخصه اموال
پارامترهاي ورودي:
- شماره اموال: قابل انتخاب از فرم اموال مي باشد.
- مشخصه اموال: قابل انتخاب از فرم اموال مي باشد.
- نمايش آخرين گردش مشخصه: يكي از دو حالت فعال/غير فعال مي باشد
خروجي:
پس از وارد كردن پارامترهاي ورودي براي ديدن نتيجه كار، دكمه " پيش نمايش چاپ " را كليك ميكنيم.
دكمه " پيش نمايش چاپ "
با كليك اين دكمه فرم گزارشي به صورت فوق براي نمايش خروجي نمايان مي گردد.
گزارش مصرف مجموعه ها
پارامترهاي ورودي:
- از تاريخ: قابل تايپ يا انتخاب از فرم تقويم مي باشد.
- تا تاريخ: قابل تايپ يا انتخاب از فرم تقويم مي باشد.
- مجموعه سازماني: قابل انتخاب از فرم مجموعه سازماني مي باشد.
- با تمام زير مجموعه ها: يكي از دو حالت فعال/غير فعال مي باشد
خروجي:
پس از وارد كردن پارامترهاي ورودي براي ديدن نتيجه كار، دكمه " پيش نمايش چاپ " را كليك ميكنيم.
دكمه " پيش نمايش چاپ "
با كليك اين دكمه فرم گزارشي به صورت فوق براي نمايش خروجي نمايان مي گردد.
بدهي اموالي پرسنل
پارامترهاي ورودي:
- پرسنل: قابل انتخاب از فرم پرسنل مي باشد.
خروجي:
پس از وارد كردن پارامترهاي ورودي براي ديدن نتيجه كار، دكمه " پيش نمايش چاپ " را كليك ميكنيم.
دكمه " پيش نمايش چاپ "
با كليك اين دكمه فرم گزارشي به صورت فوق براي نمايش خروجي نمايان مي گردد.
گزارش صورتحساب
پارامترهاي ورودي:
- از تاريخ مدرك تحويل: قابل تايپ يا انتخاب از فرم تقويم مي باشد.
- تا تاريخ مدرك تحويل: قابل تايپ يا انتخاب از فرم تقويم مي باشد.
- طبقه اموال: قابل انتخاب از ليست مي باشد
خروجي:
پس از وارد كردن پارامترهاي ورودي براي ديدن نتيجه كار، دكمه " پيش نمايش چاپ " را كليك ميكنيم.
دكمه " پيش نمايش چاپ "
با كليك اين دكمه فرم گزارشي به صورت فوق براي نمايش خروجي نمايان مي گردد.
گزارش اموال طبقه بندي شده
پارامترهاي ورودي:
- از تاريخ مدرك تحويل: قابل تايپ يا انتخاب از فرم تقويم مي باشد.
- تا تاريخ مدرك تحويل: قابل تايپ يا انتخاب از فرم تقويم مي باشد.
- طبقه اموال: قابل انتخاب از ليست مي باشد
- از شماره: بر اساس شماره اموال وارد مي شود
- تا شماره: بر اساس شماره اموال وارد مي شود
- اداره
خروجي:
پس از وارد كردن پارامترهاي ورودي براي ديدن نتيجه كار، دكمه " پيش نمايش چاپ " را كليك ميكنيم.
دكمه " پيش نمايش چاپ "
با كليك اين دكمه فرم گزارشي به صورت فوق براي نمايش خروجي نمايان مي گردد.
