ضوابط و ويژگي هاي سيستم صورتجلسات و پيگيري آنها

*        نام جلسات (شورا، كميته، كميسيون، ساير با ذكر نام)

*        قوانين حاكم بر جلسه (مقرراتي كه جلسه مربوطه براساس آن تشكيل مي شود.

*        نوع جلسات (محرمانه، عادي، كارشناسي، مديريتي، مديريتي كارشناسي، موردي ادواري، موضوعي مستمر تا تحقق موضوع)

*        دعوت كننده و متولي جلسه

*        اعضاء جلسات (نام، عنوان اداري، نوع مسئوليت در جلسه، نشاني، تلفن ها، عضويت اصلي يا علي البدل يا مهمان)

*        برنامه ريزي جلسات (نام و عنوان برنامه ريزان، برنامة تدوين شده، تنظيم دستور جلسات)

*        تاريخ جلسات با ذكر ساعت

*        مكان جلسات

*        دستور جلسات با ذكر مستندات موردنياز براي هر دستور جلسه

*        گزارش جلسات

*        مشخصات دستور جلسات

مصوب (تصويب شده)

مصوب با تغيير

مردود

دستورات مانده از جلسات قبل با ذكر مراتب تكرار و تاريخ

موكول به جلسه بعد

*        دعوت از اعضاء براي جلسات

*        مشخصات صورتجلسات

*        مصوبات

تحقق يافته

لغو شده

تحقق نيافته

علل عدم تحقق و يا لغو

*        تاريخ تصويب، لغو و تحقق

*        تاريخ پيگيري

*        مشخصات امضاء كننده

*        مشخصات مسئولان پيگيري اجراي مصوبات بتفكيك هر مصوبه

*        ثبت حاضرين، غائبين و حضار دعوت نشده و ميزان تأخيرات افراد و تأخير شروع جلسه

*        ثبت صورتجلسه، جلسات برگزار شده و شماره گذاري صورتجلسه براساس استاندارد سازمان

*        ارجاع اتوماتيك آن به حاضرين و غايبين جلسه

*        ارجاع آن به ساير افراد درصورت لزوم و پي گيري صورتجلسه ها

*        بايگاني صورتجلسه ها

*        گزارش زمان ومكان  برگزاري جلسات واحدهاي مختلف با ذكر موضوع جلسه و اعلام ساعات تداخل و اعضاء مشترك و مكان مشترك (تاريخ آغاز دعوت هريك از جلسات ترتيب زمان دعوت ها)، ترتيب مديريتي دعوت ها