ضوابط و ويژگيهاي سيستم دبير خانه
اطلاعات پايه
* امكان تعريف انواع نامه مانند: نامه، فاكس، تلگرام، يادداشت، حكم و ...
* امكان تعريف انواع طبقهبندي نامه مانند : عمومي، عادي، محرمانه، خيلي محرمانه و ...
* امكان تعريف ارجحيت نامه مانند: عادي، فوري و آني
* امكان تعريف انواع موضوع نامه مانند: عمومي، بخشنامه، صورتجلسه، ارسال فرم و ...
* امكان تعريف شيوه ارسال نامه مانند: دستي، پيك، ارباب رجوع، پستي و ...
* امكان تعريف انواع دبيرخانههاي محلي
* امكان تعريف انواع بايگانيهاي محلي
* امكان تعريف انواع وضعيت كنوني نامه مانند: اصل، كپي و المثني
* امكان تعريف انواع شرح رونوشت نامه
* امكان تعريف دستگاهها و اشخاص (حقيقي و حقوقي) طرف مكاتبه
* امكان تعريف مسئولان سازمان به همراه مشخصات فردي و سمت هر يك
* امكان تعريف نام و سمت مسئولان دستگاهها و اشخاص (حقيقي و حقوقي) طرف مكاتبه در خارج از سازمان
* امكان تعريف گروههاي طرف مكاتبه و تخصيص كاركنان يا واحدهاي سازماني به گروهها (جهت تسهيل در امر تبادل مكاتبات)
* امكان تعريف جانشين براي هر يك از مسئولان ارجاع و پيگيري و امكان تفويض اختيار كاربران
* امكان تعريف انواع شرح ارجاع ( در مورد علت ارجاع نامه توضيح داده شود)
* امكان تعريف پايه شاخص سال (دستور شروع سال جديد را تعيين ميكند)
* امكان تعريف قالب شماره نامه (وارده ، داخلي و صادره) در هر دبيرخانه
* امكان تعريف و مديريت اسناد سازماني (غير از نامه) مانند صورتجلسات، روشها و دستورالعملهاي اداري، آييننامهها، فرمها و ...
* امكان تعريف آدرس پست الكترونيكي، آدرس پستي و شماره تلفن كاربر (دفتر تلفن) و امكان وجود تقويم به صورت شخصي و عمومي
عمليات مربوط به نامه هاي وارده
* امكان ثبت مشخصات نامه وارده شامل شماره، تاريخ، موضوع، شرح، اطلاعات دستگاه يا شخص (حقيقي يا حقوقي) فرستنده، تاريخ و ساعت ورود نامه، نوع تحويل و ...
* امكان ثبت مشخصات فرستنده، گيرنده، توزيعكننده و ثبت كننده نامه (جهت رديابي فيزيكي نامه)
* اختصاص شماره انديكاتور به همراه تاريخ ثبت به صورت خودكار
* امكان ثبت نامههاي مرتبط اعم از پيرو، بازگشت و عطف
* امكان ثبت پيوستهاي نامه
* امكان ثبت رونوشتهاي نامه
* امكان ثبت ارجاعات به هر تعداد، اطلاعات مربوط به بخش يا شخصي كه نامه به وي ارجاع شده، تاريخ و ساعت ارجاع و تاريخ مهلت اقدام
* امكان خواندن نامه از طريق فايل و يا از طريق اسكن كردن نامه و يا دريافت از طريق فاكس توسط سيستم
* امكان ايجاد ارتباط مابين نامههاي داراي پيرو، بازگشتي و عطفي
* امكان تهيه و چاپ رسيد نامه براي ارائه به تحويل دهنده
* امكان الصاق انواع ضمائم و پيوستها شامل متن، عكس، فيلم و صدا به نامه مورد نظر
* امكان تهيه و ثبت متن هامش
* امكان هامشنويسي متعدد با سطح دسترسي كنترل شده (هر هامش فقط توسط شخص موردنظر قابل رؤيت باشد و يا هامش عمومي باشد)
عمليات مربوط به نامه هاي صادره
* امكان ثبت مشخصات نامه صادره شامل شماره، تاريخ، موضوع، شرح، اطلاعات دستگاه يا شخص (حقيقي يا حقوقي) گيرنده نامه، نوع تحويل و ...
* امكان ثبت اطلاعات مربوط به ارجاع نامه صادره
* امكان صدور نامه صادره به دستگاههاي اجرايي و اشخاص (حقيقي و حقوقي) با حفظ سابقه
* امكان تايپ و ويرايش نامهها در داخل برنامه
* امكان تعريف و ذخيره موضوع و كليد واژه براي نامه به منظور عدم تايپ مجدد
* امكان تهيه پيشنويس نامه و تصحيح مكرر آن تا مرحله نهايي
* امكان تبديل پيشنويس تأييد شده به نامه
* امكان تشكيل فهرست مخاطبان براي نامههايي با موضوعات و متون يكسان و ارسال گروهي نامهها
* امكان تأييد نامه صادره از طرف مقامات مربوط
* امكان ثبت نامههاي مرتبط اعم از پيرو، بازگشت و عطف
* امكان شماره گذاري نامه صادره مطابق ساختار شمارهگذاري موردنظر سازمان
* اختصاص شماره انديكاتور به همراه تاريخ ثبت به نامه صادره
* امكان ارسال نامه از طريق فاكس توسط سيستم
* امكان تعيين تعداد و نوع پيوستهاي نامه صادره
* امكان ارسال تصوير نامه ارسالي به صورت اسكن شده
عمليات مربوط به مكاتبات داخلي
* امكان ايجاد، پيگيري و كنترل مكاتبات داخلي بين واحدها
* امكان شمارهگذاري نامههاي داخلي مطابق ساختار شمارهگذاري سازمان
* امكان ثبت نام و سمت فرستنده و گيرنده
* امكان تعيين تعداد و انواع پيوستهاي نامه
* امكان تعيين نامههاي مرتبط اعم از پيرو، بازگشت و عطف
* امكان تنظيم جلسات داخلي سازمان توسط سيستم (مشخص كردن زمان، مكان، موضوع، افراد مدعوو در جلسه، تعيين مسئول جلسه و تجهيزات مورد نياز و فعال كردن يادآوري براي اطلاع افراد مدعوو در جلسه)
* امكان ثبت وظايف به همراه اطلاعات آن نظير ارجاعكننده ، زمان انجام و ...
عمليات مربوط به گردش مكاتبات و كارهاي اداري
* امكان پشتيباني روشهاي مختلف گردش مكاتبات (متمركز ، نيمه متمركز و غيرمتمركز)
* (متمركز شامل يك دبيرخانه مركزي و چند دبيرخانه محلي، نيمه متمركز شامل چنددبيرخانه مركزي و هر دبيرخانه مركزي شامل چند دبيرخانه داخلي، غيرمتمركز شامل چند دبيرخانه داخلي مستقل)
* امكان ايجاد كارتابل الكترونيكي و امكان مشاهده كارتابل توسط افراد مجاز
* توزيع نامههاي وارده به كارتابل مسئولان و ارجاع نامههاي وارده و كارهاي مرتبط از طريق كارتابل
* امكان اعلام دريافت نامه جديد
* امكان تعيين نامههاي مرتبط اعم از صادره، وارده و داخلي و تعيين نوع اقدام و اولويت زماني انجام كار
* تشكيل پرونده براي كارها و نامههاي مرتبط به آن و رؤيت و پيگيري گردش پروندهها در سازمان
* امكان طبقهبندي نامهها براساس نوع نامه، نوع طبقهبندي، نوع ارسال، ارجحيت و ... به همراه طبقهبندي درختي موضوعات نامه
* امكان پاسخگويي به كارهاي ارجاع شده و اعلام خاتمه كار از طريق ارجاع كننده
* امكان ارجاع نامه به صورت تصوير، صوت، پيغام تلفني و ...
* استفاده و كنترل مركزي تاريخ در كليه مراحل گردش مكاتبات (درج تاريخ مشاهده توسط مسئول انجام كار، تعيين تاريخ شروع اقدام، تاريخ انتظار پاسخ، دوره پيگيري و ...)
* امكان استفاده از امضاي ديجيتال
* امكان اعلام موافقت يا عدم موافقت با كارهاي انجام شده و صدور دستورهاي بعدي
* اعلام وضعيت كارهايي كه عمليات آن خاتمه نيافته است
* امكان كنترل، پيگيري و مشاهده گردش ارجاعات شامل فهرست ارجاع دهندگان و اقدام كنندگان به صورت درختواره
* امكان تأثيرگذاري تغييرات تشكيلاتي در ساختار دبيرخانهها (انحلال، تشكيل، ادغام و تجزيه)
* امكان ثبت نامههاي بدون شماره مانند درخواستهاي شخصي يا نامههاي اربابرجوع و دسترسي سريع به اين نامهها در آينده
* امكان استفاده از قلم نوري در پاراف و ارجاع نامه
* امكان ايجاد مهر و امضاي اشخاص درون سيستم و استفاده از آنها
عمليات مربوط به پيگيري و رديابي مكاتبات و كارهاي ارجاع شده
* امكان پيگيري نامه وارده و روند حركت يك نامه در تمام واحدهاي سازمان
* تعيين مهلت اقدام پاسخ براي هر نامه وارده، داخلي، كارها، دستورها و يا پيامهاي ارجاع شده
* پيگيري مراحل مختلف كار از طريق كارتابل، دستيابي به علل تأخير در انجام كارها، رديابي وضعيت فعلي آن و نتايج اقدامات انجام شده روي نامه
* انجام پيگيري توسط خود سيستم به صورت خودكار، ارسال پيامهاي پيگيري، جويا شدن نتيجه كار و ارائه هشدار در مورد ديركرد اقدامات (هم به شخص ارجاعدهنده و هم به شخص ارجاع شونده)
* امكان پيگيري كليه دستورها و پيامهاي ارسال شده و پيگيري مستمر اقداماتي كه بايد تا تاريخ معيني انجام شوند و تأخير دارند
* امكان پيگيري و رديابي مكاتبات سالهاي قبل
* امكان پيگيري ارجاع نامهها از طريق جستجو در شماره، تاريخ، موضوع، نام دستگاه يا شخص (حقيقي و حقوقي) فرستنده، نام دستگاه يا شخص (حقيقي و حقوقي) گيرنده و ...
عمليات مربوط به بايگاني
* امكان ايجاد و انجام امور مربوط به بايگاني سازمان توسط سيستم
* امكان ايجاد پروندههاي كاركنان در كامپيوتر
* امكان بايگاني نمودن مكاتبات تحت شمارههاي دلخواه
* امكان كنترل درخواست و ارسال نامهها از بايگاني و بازگشت آنها به بايگاني و امكان بازيابي محل نامه در هر لحظه
* امكان ايجاد طبقهبندي موضوعي (موضوع اصلي و زيرموضوع) جهت پروندههاي بايگاني
* امكان به گردش انداختن نامههاي بايگاني شده
* امكان ثبت اطلاعاتي همچون تاريخ خروج پروندهها از بايگاني، بخش يا شخص تحويل گيرنده پرونده و تاريخ بازگشت مجدد پرونده به بايگاني (جهت پيگيري گردش پروندهها)
* امكان ايجاد پروندههاي شخصي براي هر يك از كاربران و ذخيرهسازي نامههاي مربوط در آنها
* امكان ايجاد كپيهاي متعدد از يك نامه و بايگاني آنها در پروندههاي مختلف
عمليات مربوط به ارتباطات
* امكان ارجاع مكاتبات به واحدهاي مختلف با توجه به شبكه بودن سيستم
* امكان ثبت و ارسال پيغامها (از طريق متن، صوت و تصوير) و نمايش پيغامهاي موجود و دريافت شده
* امكان ارسال پيامهاي اطلاعاتي در سطح گروهها، واحدها و كاربران
* امكان كنترل دسترسي به ارسال پيامها
* امكان اتصال كاربران از طريق خطوط تلفن و يا از طريق شبكه جهاني اينترنت
* امكان استفاده همزمان چند ايستگاه (كاربر) و تغيير همزمان اطلاعات
امكانات جستجو و بررسي
* امكان جستجوي نامهها به صورت پارامتريك براساس كليه فيلدهاي اطلاعاتي به صورت تك فيلد و يا تركيب چندين فيلد انتخابي
* امكان جستجو و دسترسي سريع به اطلاعات نامههاي وارده و صادره و كليه مكاتبات در گردش، بايگاني شده و كارتابل
* امكان جستجوي موضوع و شرح نامهها اعم از نامههاي ارسالي و دريافتي و دستيابي سريع به مشخصات نامه
* امكان جستجوي سريع و آسان نام اشخاص در شرح نامهها
عمليات مربوط به گزارشها و مشاهدات
* امكان تهيه گزارشهاي دلخواه به صورت پارامتريك (Report Generator) و امكان چاپ، ذخيرهسازي و بازيابي نتايج گزارشگيري
* امكان گزارشگيري از مكاتبات صادره ، وارده و داخلي و گزارش از گردش نامه در سازمان
* امكان گزارشگيري از نامههاي در دست اقدام و مكاتبات بدون پاسخ
* امكان ايجاد انواع گزارشهاي اجرايي، آماري، مديريتي و پويا
* امكان نمايش نتايج گزارشها به صورت نمودارهاي مختلف
* امكان گزارشگيري و مشاهده نامههايي كه تحت عنواني خاص يا در محدوده زماني مشخص ارسال شدهاند
* امكان تهيه گزارش مربوط به ارجاعات، پيگيري و سوابق نامهها
* امكان گزارشگيري از دفتر انديكاتور
* امكان گزارشگيري از حجم مكاتبات انجام شده در واحدها و همچنين تعداد نامههاي ارسالي و دريافتي مربوط به سازمان
* امكان مشاهده عملكرد كاربران (وضعيت سرعت يا تأخير در انجام كارها و علل آن )
* امكان مشاهده و گزارشگيري از پيامها و دستورها و امكان مشاهده كارتابل مكاتبات و پيامهاي ارسالي و حذف شده
* امكان گزارش از نامههاي دريافتي از بايگاني كه هنوز در مقاطع زماني موردنظر به بايگاني بازگشت داده نشدهاند
* امكان گزارشگيري و مشاهده دفتر تلفن و نشانيهاي پستي و پست الكترونيك
* امكان ايجاد انعطافپذيري در تصاوير مانند: چرخش، تعيين مقياس تصوير، بزرگ نمايي، كوچك نمايي و ...
ارتباط سيستم دبيرخانه با ساير سيستمها
* امكان ارتباط با ساير سيستمهاي كاربردي با توجه به يكپارچه بودن سيستم
* امكان ارتباط و تبادل اطلاعات با سيستم پرسنلي
* امكان ارتباط و تبادل اطلاعات با سيستم تشكيلات
* امكان ارتباط و تبادل اطلاعات با سيستم اموال
* امكان ارتباط و تبادل اطلاعات با سيستم مالي
* امكان ارتباط و تبادل اطلاعات با سيستم انبار
* امكان ارتباط و تبادل اطلاعات با سيستم حقوق و دستمزد
* امكان ارتباط و تبادل اطلاعات با سيستم اعتبارات
امنيت و حدود دسترسي
* امكان ايجاد و تعريف كاربران و تعيين محدوده مجاز اجراي عمليات كاربري
* امكان تعريف سطوح دسترسي سمتها به انواع مكاتبات طبقهبندي شده (جهت حفاظت اسناد)
* امكان تهيه پشتيبان كامل از اطلاعات سيستم
* امكان ايجاد تدابير امنيتي براي جلوگيري از دسترسيهاي غيرمجاز
* امكان ثبت كليه وقايع سيستم
* امكان تعريف دسترسي كاربران در حد جعبه هاي ورود اطلاعات بر روي فرم هاي سيستم
* امكان تعريف دسترسي ها به صورت گروهي
* امكان تعريف دسترسي گروهها در سطح واحد سازماني و زير مجموعه هاي واحد سازماني
* امكان تعريف دسترسي كاربر در واحدهاي سازماني مختلف
* امكان نسبت دادن و باز پس گيري دسترسي هاي كاربران توسط مدير سيستم
بازسازي اطلاعات
امكان بازسازي اطلاعات در مواردي كه سيستم با مشكلاتي مواجه ميشود